Die Vergabeakte: was dokumentiert wird und wann Bieter sie sehen

Was die Vergabeakte ist

Die Vergabeakte ist kein einzelnes Dokument, sondern die fortlaufende Dokumentation eines Vergabeverfahrens. Öffentliche Auftraggeber müssen festhalten, was sie wann entschieden haben und warum. Das dient der Nachvollziehbarkeit gegenüber Rechnungsprüfung und Aufsicht — und im Streitfall gegenüber der Vergabekammer.

Für Bieter ist das mehr als Verwaltungsfolklore. Ohne Dokumentationspflicht gäbe es nichts, woran sich eine Auswahlentscheidung im Nachhinein messen ließe. Die Akte ist der Grund, warum ein Nachprüfungsverfahren überhaupt Aussicht auf Erfolg haben kann.

Oberhalb der Schwellenwerte: § 8 VgV

Oberhalb der EU-Schwellenwerte regelt § 8 VgV die Dokumentation und den Vergabevermerk. Nach Absatz 1 ist das Verfahren fortlaufend in Textform zu dokumentieren — ausdrücklich auch die Kommunikation mit Unternehmen und interne Beratungen, die Vorbereitung von Bekanntmachung und Vergabeunterlagen, die Öffnung der Angebote und Teilnahmeanträge, Verhandlungen und Dialoge sowie die Begründung der Auswahl- und Zuschlagsentscheidungen.

Absatz 2 verlangt darüber hinaus einen Vergabevermerk mit zwölf Mindestangaben. Für Bieter sind vor allem diese relevant:

• Name und Anschrift des Auftraggebers sowie Gegenstand und Wert des Auftrags.
• Die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl.
• Die nicht berücksichtigten Angebote und Teilnahmeanträge sowie die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter.
• Die Gründe für die Ablehnung von Angeboten, die für ungewöhnlich niedrig befunden wurden.
• Der Name des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebots.
• Die Umstände, die ein Verhandlungsverfahren oder einen wettbewerblichen Dialog rechtfertigen.
• Die Gründe für die Aufhebung des Verfahrens.
• Festgestellte Interessenkonflikte und die dagegen getroffenen Abhilfemaßnahmen.
• Die Gründe dafür, die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht anzugeben.

Unterhalb der Schwellenwerte: § 6 UVgO

Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt für Liefer- und Dienstleistungsaufträge die Unterschwellenvergabeordnung. Ihr § 6 verlangt, das Verfahren von Anbeginn fortlaufend in Textform zu dokumentieren, und zwar so, dass die einzelnen Verfahrensstufen, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der jeweiligen Entscheidungen festgehalten sind.

Der Unterschied zur VgV ist die Form, nicht die Pflicht: Die UVgO verlangt keinen förmlichen Vergabevermerk mit festem Katalog, sondern eine Dokumentation. Wer unterschwellig bietet, sollte also nicht erwarten, dass eine Entscheidung mit derselben Gliederungstiefe begründet ist wie oberschwellig — begründet sein muss sie trotzdem.

Zu beachten ist außerdem, dass die UVgO erst durch Haushaltsrecht des jeweiligen Auftraggebers verbindlich wird. Welche Fassung gilt, hängt damit vom Bund beziehungsweise vom Land ab.

Wie lange die Akte aufbewahrt wird

Beide Regelwerke nennen dieselbe Untergrenze: Die Dokumentation sowie die Angebote, Teilnahmeanträge und ihre Anlagen sind mindestens drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags aufzubewahren (§ 8 Absatz 4 VgV, § 6 Absatz 2 UVgO). Andere Aufbewahrungsvorschriften bleiben davon unberührt.

Oberschwellig kommt eine Besonderheit hinzu: Kopien geschlossener Verträge sind zusätzlich bis zum Ende der Vertrags- oder Rahmenvereinbarungslaufzeit aufzubewahren, wenn der Auftragswert bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen mindestens eine Million Euro beziehungsweise bei Bauaufträgen mindestens zehn Millionen Euro beträgt.

Praktisch heißt das: Wer Monate später Zweifel an einem Verfahren bekommt, trifft in aller Regel noch auf eine existierende Akte. Die Fristen des Nachprüfungsverfahrens laufen allerdings deutlich früher ab — dazu unten.

Können Bieter die Vergabeakte einsehen?

Nicht auf Zuruf. Ein allgemeiner Anspruch, beim Auftraggeber in die Vergabeakte zu sehen, besteht nicht. Der Weg führt über § 165 GWB — und der setzt ein laufendes Nachprüfungsverfahren voraus.

Nach § 165 Absatz 1 GWB können die Beteiligten die Akten bei der Vergabekammer einsehen und sich durch die Geschäftsstelle auf ihre Kosten Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften erteilen lassen. Die Vergabekammer soll die Akteneinsicht elektronisch gewähren, durch Übermittlung oder zum Abruf auf einem sicheren Übermittlungsweg.

Die Einsicht ist aber nicht unbegrenzt. Nach Absatz 2 hat die Vergabekammer sie zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen geboten ist — insbesondere zum Geheimschutz oder zur Wahrung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen. In der Praxis bekommt man die Akte deshalb häufig nur teilweise oder geschwärzt zu sehen, gerade dort, wo das Konkurrenzangebot betroffen ist.

Wird die Einsicht versagt, lässt sich das nicht isoliert angreifen: Nach Absatz 4 kann die Versagung nur im Zusammenhang mit der sofortigen Beschwerde in der Hauptsache gerügt werden.

Die Falle in Absatz 3: eigene Geheimnisse kenntlich machen

Der aus Bietersicht wichtigste Satz steht in § 165 Absatz 3 GWB — und er wirkt in die andere Richtung. Jeder Beteiligte hat mit Übersendung seiner Akten oder Stellungnahmen auf Geheimnisse im Sinne von Absatz 2 hinzuweisen und sie in den Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen. Erfolgt das nicht, kann die Vergabekammer von seiner Zustimmung zur Einsicht ausgehen.

Im Klartext: Wer seine Kalkulation, Referenzdetails oder technischen Konzepte im Nachprüfungsverfahren einreicht, ohne die vertraulichen Passagen zu markieren, riskiert, dass der Wettbewerber sie zu sehen bekommt. Das ist kein theoretisches Risiko — es ist die vorhersehbare Folge der Vorschrift.

Die Konsequenz ist schlicht und sollte in jeder internen Checkliste stehen: Vertrauliche Stellen vor dem Versand markieren, und zwar in den Unterlagen selbst, nicht nur im Anschreiben.

Was man ohne Akteneinsicht erfährt

Vor dem Zuschlag gibt es einen zweiten, niedrigschwelligeren Informationsweg: die Vorabinformation nach § 134 GWB. Der Auftraggeber muss die nicht berücksichtigten Bieter über den Namen des vorgesehenen Zuschlagsempfängers, die Gründe der Nichtberücksichtigung und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unterrichten.

Diese Mitteilung ist in der Praxis der Auslöser, an dem sich entscheidet, ob man überhaupt weiter nachfragt. Sie ersetzt die Akte nicht, aber sie liefert den Anhaltspunkt — und sie setzt die Uhr für eine Rüge in Gang.

Was das für die Praxis heißt

Drei Punkte lassen sich daraus mitnehmen. Erstens: Die Begründung einer Auswahlentscheidung existiert, auch wenn man sie nicht zu sehen bekommt — der Auftraggeber musste sie festhalten. Zweitens: Wer sie sehen will, muss den Weg über die Vergabekammer gehen, und dafür gelten enge Fristen, die lange vor dem Ende der dreijährigen Aufbewahrung ablaufen.

Drittens, und am ehesten vermeidbar: Wer selbst Unterlagen ins Verfahren gibt, sollte seine Geschäftsgeheimnisse markieren. § 165 Absatz 3 GWB verlagert dieses Risiko ausdrücklich auf den Beteiligten.