Vergabeverfahren-Arten: was offen, nicht offen und Verhandlung bedeuten

Fünf Verfahrensarten — zwei sind der Normalfall

Das Vergaberecht kennt oberhalb der EU-Schwellenwerte fünf Verfahrensarten (§ 119 GWB, § 14 VgV): das offene Verfahren, das nicht offene Verfahren, das Verhandlungsverfahren, den wettbewerblichen Dialog und die Innovationspartnerschaft.

Entscheidend ist die Rangfolge: Das offene und das nicht offene Verfahren stehen dem Auftraggeber frei zur Wahl. Die übrigen Verfahrensarten darf er nur unter besonderen, gesetzlich geregelten Voraussetzungen wählen (§ 14 Abs. 3 und 4 VgV). In der Praxis laufen daher die meisten IT-Vergaben als offenes oder nicht offenes Verfahren.

Offenes Verfahren: direkt ein Angebot abgeben

Im offenen Verfahren (§ 15 VgV) fordert der Auftraggeber eine unbeschränkte Zahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf. Jedes interessierte Unternehmen kann direkt ein vollständiges Angebot einreichen — ohne vorgeschaltete Eignungsstufe.

Für Bieter heißt das: Es gibt nur einen Schritt, aber dieser ist gleich der vollständige. Eignungsnachweise und Angebot werden zusammen eingereicht. Der Aufwand fällt sofort an, dafür entfällt die Wartezeit auf eine Einladung.

Nicht offenes Verfahren: erst bewerben, dann anbieten

Das nicht offene Verfahren (§ 16 VgV) ist zweistufig und erfordert stets einen Teilnahmewettbewerb. Zuerst fordert der Auftraggeber öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf; jedes interessierte Unternehmen kann sich bewerben und übermittelt dabei die geforderten Eignungsinformationen.

Erst nach Prüfung dieser Anträge fordert der Auftraggeber ausgewählte Bewerber zur Angebotsabgabe auf — die Zahl kann begrenzt werden. Die Frist für die Teilnahmeanträge beträgt grundsätzlich mindestens 30 Tage ab Absendung der Bekanntmachung.

Für Bieter bedeutet das: Der Aufwand verteilt sich. Zunächst genügt der Teilnahmeantrag (Eignung); das vollständige Angebot muss nur erstellen, wer zur zweiten Stufe eingeladen wird. Das senkt das Risiko, umsonst ein komplettes Angebot zu kalkulieren — man muss aber die Teilnahmefrist treffen.

Verhandlungsverfahren: über das Angebot wird gesprochen

Beim Verhandlungsverfahren (§ 17 VgV) kann der Auftraggeber mit den Bietern über deren Angebote verhandeln — über Preise, technische Lösungen, Vertragsbedingungen. Genau das ist der Unterschied zum offenen und nicht offenen Verfahren, bei denen Verhandlungen unzulässig sind.

Es gibt es mit und ohne Teilnahmewettbewerb. Mit Teilnahmewettbewerb läuft es ähnlich zweistufig wie das nicht offene Verfahren (öffentlicher Aufruf, dann Auswahl). Ohne Teilnahmewettbewerb wendet sich der Auftraggeber direkt an Unternehmen — das ist nur in eng begrenzten Ausnahmefällen zulässig (§ 14 Abs. 4 VgV), etwa wenn zuvor keine geeigneten Angebote eingingen oder die Leistung aus technischen Gründen nur von einem bestimmten Anbieter erbracht werden kann.

Für komplexe IT-Projekte mit Klärungsbedarf ist das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb relevant, weil sich Lösungsdetails im Dialog schärfen lassen.

Wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft

Für besonders komplexe Vorhaben, bei denen der Auftraggeber die Lösung noch nicht genau beschreiben kann, gibt es den wettbewerblichen Dialog (§ 18 VgV): In einer Dialogphase werden gemeinsam mit den Bewerbern Lösungen erarbeitet, bevor finale Angebote eingereicht werden.

Die Innovationspartnerschaft (§ 19 VgV) zielt auf die Entwicklung noch nicht am Markt verfügbarer Leistungen — relevant etwa bei Forschungs- und Entwicklungsbedarf. Beide Verfahren sind in der Praxis selten, kommen aber bei großen, neuartigen IT-Vorhaben vor.

Unterhalb der Schwellenwerte

Im Unterschwellenbereich gelten die nationalen Regeln (UVgO). Dort entsprechen den oberschwelligen Verfahren die öffentliche Ausschreibung, die beschränkte Ausschreibung (mit/ohne Teilnahmewettbewerb) und die Verhandlungsvergabe (§ 12 UVgO). Die Voraussetzungen sind weniger streng, die Verfahren schlanker.

Für die Vorprüfung ist die Verfahrensart ein nützliches Signal: Sie zeigt, ob man direkt ein Angebot kalkulieren muss oder zunächst nur einen Teilnahmeantrag. Vergabit weist die Verfahrensart je Ausschreibung aus, sodass der nächste Schritt sofort klar ist.