K.-o.-Kriterien in IT-Ausschreibungen: woran Angebote scheitern

Eignungskriterien sind Bestehen-oder-nicht, nicht Punkte

In jeder Vergabe gibt es zwei grundverschiedene Arten von Kriterien. Eignungskriterien entscheiden, ob ein Unternehmen überhaupt teilnehmen darf — sie funktionieren als Ja/Nein. Zuschlagskriterien (Preis, Qualität, Konzept) entscheiden erst danach, wer unter den geeigneten Bietern gewinnt.

Die Eignung gliedert sich nach § 122 GWB in drei Bereiche: die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Wer eine geforderte Mindestanforderung in einem dieser Bereiche nicht erfüllt, ist raus — unabhängig davon, wie gut das Angebot inhaltlich wäre.

Die typischen harten Hürden bei IT-Vergaben

In IT-Ausschreibungen tauchen immer wieder dieselben Mindestanforderungen auf:

• Unternehmenszertifikate wie ISO 27001 (Informationssicherheit), ISO 9001 (Qualität) oder BSI-IT-Grundschutz.
• Eine Mindestzahl vergleichbarer Referenzen aus einem definierten Zeitraum (oft drei Jahre) und in ähnlicher Größenordnung.
• Ein Mindestjahresumsatz, häufig bezogen auf den ausschreibungsrelevanten Tätigkeitsbereich.
• Eine Mindestmitarbeiterzahl oder bestimmte Fachkräfte mit Personenzertifikaten.
• Eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflicht mit geforderter Mindestdeckungssumme.

Wenn man eine Anforderung allein nicht erfüllt

Fehlende Eignung lässt sich in vielen Fällen durch Dritte ausgleichen. Bei der Eignungsleihe (§ 47 VgV) stützt man sich auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens, das dann eine Verpflichtungserklärung abgibt. Alternativ tritt man als Bietergemeinschaft auf oder bindet Nachunternehmer ein.

Wichtig: Manche Anforderungen sind nicht „leihbar". Personengebundene Eignung — etwa eine Sicherheitsüberprüfung des konkret eingesetzten Personals — muss derjenige erfüllen, der die Leistung tatsächlich erbringt.

Ausschlussgründe: die zweite, oft übersehene Falle

Neben den Eignungskriterien gibt es Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB. Zwingende Gründe (etwa bestimmte Vorstrafen, nicht gezahlte Steuern/Sozialabgaben) führen unweigerlich zum Ausschluss; fakultative Gründe (z.B. schwere berufliche Verfehlungen) liegen im Ermessen des Auftraggebers.

In der Praxis werden diese über Eigenerklärungen abgefragt — häufig über die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (ESPD). Das ist Standard und kein individuelles K.-o.-Kriterium, muss aber vollständig und korrekt ausgefüllt sein.

Schneller erkennen, ob sich der Aufwand lohnt

Der entscheidende Zeitgewinn liegt darin, die harten Pflichtanforderungen aus den Vergabeunterlagen zu ziehen und sofort gegen das eigene Profil zu legen — bevor man 16 PDF-Seiten liest. Genau dafür gibt es Vergabit: Es zeigt die bekannten Pflichtanforderungen vorab und markiert, was erfüllt ist und was nicht.